Selasa, 30 April 2013


https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhqnT6d_vRmaa9j2Nu0dc_AiGSrO1-46kL7rbHiNvEWpLFVtsAIlyvBXm9c6WD7N3uif-7Ov4b0C8ILm7nBIMSuOBjdp9pX0z4sSx71nRMqRBETqXCqp9hqHoFBVIkAii-AmuSJXF9ueEd6/s320/aaa.jpg
Penampilan utama seorang sekretaris dapat diukur dari kepribadiannya. Oleh karena itu, seorang sekretaris hendaknya berperilaku sesuai dengan norma dan etika seorang sekretaris. Selain itu, penampilan sekretaris untuk dapat melaksanakan tugas dengan sebaik-baiknya, dan dapat menampilkan diri secara terampil maka perlu memperhatikan hal-hal berikut ini :

1. Kondisi Fisik

Masalah kesehatan besar pengaruhnya terhadap produktivitas kerja, baik kualitas maupun
kuantitas. Segi-segi yang perlu diperhatikan dalam hubungannya dengan menjaga kesehatan,
antara lain :

a. Makan makanan yang cukup gizinya.
b. Olahraga yang cukup.
c. Istirahat yang cukup.
Untuk kantor- kantor atau perusahaan yang cukup besar dan maju pada saat - saat
tertentu dilakukan pemeriksaan terhadap pegawainya.


2. Perawatan Badan

Seorang sekretaris perlu memperhatikan perawatan badannya yang meliputi :
a. Perawatan rambut.
b. Perawatan wajah atau muka.
c. Perawatan tangan dan kaki.





https://blogger.googleusercontent.com/img/b/R29vZ2xl/AVvXsEhpKTz1LQ-oEH82DVxjf9EehLUqJVryZgQ8lcLCzXIFx04nk_DCzyzR8gI-Xp6Z8UsKa1JKjs6Ibr3ppfOEbYno2t5KgUbSQn1dXqz77IF5RP2BZfJsqyvsSmf7cdJmzb3emj7VLJ1Zw3Ov/s320/man_side_profile.jpg
Bagaimana Etika Sekretaris yang Baik ?


Etika Sekretaris adalah hakikat kebaikan yang perlu dilaksanakan dan dihayati oleh sekretaris. Etika sekretaris meliputi hal-hal sebagai berikut: jujur, setia, tanggung jawab, dan dedikasi. Etika Sekretaris meliputi:

1. Cara berbusana, ada beberapa hal yang harus diperhatikan
seorang sekretaris pda waktu berbusana, misalnya:
a. Waktu
b. Keadaan jasmani
c. Iklim
d. Bahan, warna, motif pakaian
e. Kosmetik
f. Asesoris

2. Cara berbicara, ada beberapa hal yang harus diperhatikan pada waktu berbicara:
a. Jangan ceroboh
b. Jangan menyinggung perasan orang lain
c. Jangan memperbincangkan masalah pribadi
d. Jangan gemar memuji diri sendiri
e. Hindari gosip
f. Jangan memotong pembicaraan
g. Jangan membesarkan persoalan sepele.

3. Cara Mendengarkan
Usahakan pembicaraan orang lain didengarkan dengan cermat (pusatkan pikiran),
kemudian disaring, dipilih dan ditarik kesimpulan tentang pokok masalah yang dikemukakan.

4. Cara Duduk
a. Atur badan sedemikian rupa agar tidak merasa pegal, lelah, dan bosan.
b. Khusus untuk wanita jaga agar lutut tetap berdekatan.
c. Menyilangkan kaki karena capek duduk, dapat dilakukan asal memperhatikan kesopanan.
d. Hilangkan kebiasaan menggetar-getarkan kaki.
e. Jangan duduk melorot ke bawah dan kepala bersandar.

5
. Cara Berjalan
a. Jangan menyeret- nyeret sepatu.
b. Jaga keseimbangan badan, usahakan berjalan tidak dibuat- buat.
c. Tunjukan ekspresi tanda percaya diri.
d. Menggunakan tangga escalator waktu naik, pria terlebih dahulu baru wanita,
sebaliknya jika turun wanita terlebih dahulu disusul pria.
e. Tunjukan ekspresi tanda rasa percaya diri.
6. Cara Makan dan Minum
Cara makan :
a. Segera menyesuaikan diri dengan situasi dan kondisi.
b. Pilih dan ambil kebutuhan sesuai dengan kebutuhan
c. Sesuaikan irama makan, tidak perlu terburu-buru, dan jangan terlalu lambat.
d. Hindarkan perilaku seperti orang kelaparan atau berpura-pura kenyang.
Cara Minum :
a. Teguk air sedikit, jangan terburu-buru.
b. Aduk-aduk air jika masih panas jangan meniup-niup.
c. Usahakan jangan sampai tumpah.
d. Jangan angkat tinggi-tinggi jari manis dan kelingking.
e. Tawari minum kawan / orang lain yang berada di dekat kita.
f. Cara memegang gelas juga mesti diperhatikan etikanya.


Tips
http://aksewms.ac.id/data/tips_pic/5.jpg
April 09, 2012
Pakaian yang baik untuk ke kantor
Beruntunglah jika Anda bekerja di kantor yang tak memiliki banyak aturan dalam berpakaian. Tampil modis dan trendi di tempat kerja pun bisa jadi sangat memungkinkan. Tapi hati-hati, ada beberapa “peraturan tak resmi” yang tetap harus kita patuhi agar tak terlihat salah kostum bahkan tidak sopan. Berikut tips berpakaian di kantor.
1. Berbusanalah seperti bosnya bos Anda. Ada pepatah yang mengatakan “dress for the job you want, not the job you have”. Berbusanalah sesuai posisi karir yang Anda inginkan. Jika Anda dianggap tampil terlalu elegan untuk posisi Anda sekarang, bukan masalah. Toh Anda memang harus bergaya seperti ini nantinya jika sudah menjadi bos.
2. Pakailah sepatu yang tepat. Sepatu flats maupun sepatu hak tinggi 5 – 7 cm bisa Anda pakai. Usahakan untuk tidak memakai sepatu berhak di atas 10 cm. Anda tak mau mobilitas terganggu gara-gara sepatu ketinggian, bukan?
3. Pilihlah tas yang “profesional”. Tas kantor bisa jadi indikator seberapa profesional pemiliknya. Tas berstruktur dan kaku (kotak, trapesium) adalah pilihan yang lebih baik dibandingkan tas yang “lemas”. Lebih baik lagi jika terbuat dari kulit.
4. Yang penting bersih. Berbusana yang baik tak hanya tentang pakaian saja, tapi juga rambut, rias wajah, aroma tubuh, dan kebersihan secara keseluruhan. Jauhi model rambut yang mengganggu pandangan mata. Ikat rambut Anda bila terlalu panjang. Pakailah make-up yang natural dan yang terpenting adalah rawatlah kebersihan tubuh agar tak menebarkan aroma yang mengganggu rekan-rekan kerja.
5. Jangan terlalu “dermawan”. Anda tentunya ingin terlihat seperti karyawan profesional dan bukan peserta pesta kostum bertema “sekertaris seksi”. Tinggalkan atasan yang terlalu rendah. Sedangkan untuk rok, jika jatuhnya 5 cm di atas lutut, itu artinya rok Anda terlalu pendek untuk ke kantor.
6. Jangan berlebihan. Percayalah, segala yang berlebihan baik make up, aksesori, maupun parfum tak akan membuat Anda cantik. Tinggalkan dulu anting-anting besar atau koleksi gelang yang biasa Anda pakai sekaligus sepuluh. Pilih saja satu atau dua perhiasan yang klasik.
7. Terlalu matching. Oke, semua tahu bahwa Anda cinta warna pink. Tapi bukan berarti Anda bisa pergi ke kantor dengan gaun pink, tas pink, sepatu pink, bando pink, lalu duduk di meja kerja Anda yang dihias dengan aksesori serba pink. Cukup pilih satu busana dengan warna menyala atau mencolok lalu seimbangkan dengan warna-warna netral.




















PENGERTIAN KEARSIPAN

          

Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
            Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
  • Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
  • Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
  • Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
  • Dapat dijadikan bahan dokumentasi
  • Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
  • Sebagai alat pengingat
  • Sebagai alat penyimpanan warkat
  • Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
  • Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
  • Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
            Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
            Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
  • Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
  • Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
       Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan  suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu  dibutuhkan.
       Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
  1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
  2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
  3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
  4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
  5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.